Etape 1 : Les fonctionnalités à avoir
Dans un premier temps, il peut être important de regarder les fonctionnalités dont on a le plus besoin et que l’on pourrait majoritairement utiliser au quotidien. Que ce soit les plannings, la gestion des contrats, ou encore de la facturation, il faut se poser une question importante : les fonctionnalités que je souhaite sont-elles présentes dans ce logiciel ?
Mais ce n’est pas tout, vous pouvez aussi vous poser la question : Si les fonctionnalités que je souhaite sont présentes, sont-elles poussées et assez développées ou serai-je limité(e) dans mon utilisation ?
En effet, plusieurs critères sont à prendre en compte, il peut être également essentiel de comparer plusieurs logiciels pour voir lequel vous permettra de tout gérer en une seule interface, et d’avoir accès facilement à toutes les fonctionnalités.
N’hésitez pas à vous renseigner autour de vous, et d’après les avis des utilisateurs sur le site internet s’il y a régulièrement des mises à jour, ou si les fonctionnalités stagnent et il n’y a donc aucune évolution.
Etape 2 : Avoir une visibilité de l’interface complète et une facilité d’utilisation
Dans un deuxième temps : Fini les logiciels vieillissants ! Après avoir choisi l’outil qui possède le plus de fonctionnalités, il faut savoir lequel est le plus facile d’utilisation. Et oui, le but est de gagner du temps et non de le perdre en cherchant les informations dans le logiciel !
Il est clair que c’est toujours plus simple et plaisant de comprendre facilement et rapidement l’interface, tout en pouvant faire des manipulations rapides, c’est ce qui améliore notre expérience utilisateur et nous pousse à continuer de bénéficier de ce service.
Simple d’utilisation et rapide, ça peut l’être sur l’ordinateur, mais ça peut ne pas l’être sur d’autres supports comme par exemple le téléphone ou une tablette.
Il est fort probable que vous n’ayez pas tout le temps votre ordinateur avec vous pour travailler, il est donc mieux de s’assurer d’une bonne comptabilité et d’une bonne ergonomie du logiciel sur différents supports.
Etape 3 : Le lien avec tous les acteurs de la structure
Vous ne souhaitez pas être la seule personne à utiliser ce logiciel ?
Désormais de nombreux outils pour la petite enfance permettent à plusieurs utilisateurs d’avoir des accès variés.
Avant de prendre votre décision, il peut être intéressant de vérifier si le logiciel est accessible pour les membres de la structure, et si oui, auront-ils des accès limités ?
En effet, certains proposent de réduire des accès comme par exemple à la facturation, ou bien aux documents confidentiels.
Mais ce n’est pas tout, il faut aussi se poser la question du lien avec les parents :
- Auront-ils un accès à une application pour accéder à leurs informations et celles de leur(s) enfant(s) ?
- Pourront-ils communiquer directement avec la crèche ?
- Concernant la réglementation sur la protection des données, l’entreprise la respecte-elle ?
Il est important de maintenir un lien avec les membres du personnel et surtout avec les parents, pour qu’ils puissent suivre le quotidien de leur enfant dans leur environnement.
Et il est d’autant plus important que le lien et la communication entre tous soit facile et rapide avec des outils adaptés !
Etape 4 : Le prix
Le prix est essentiel dans le choix de logiciel. Il faut se poser les bonnes questions :
- Vais-je être rentable ?
- L’utilisation au quotidien vaut-elle le prix final ?
- Vais-je avoir des frais supplémentaires pour du support ou des formations ?
En effet, beaucoup de solutions peuvent paraître peu chères à première vue car le coût par mois est peu élevé, mais très souvent il y a des frais en plus au fur et à mesure de l’acquisition du logiciel : cela peut être des frais d’activation, des frais de support ou encore des options en plus qui sont payantes. Mais il y en a qui prennent en compte tous ces frais dans leur prix final et donc pas de surprises : vous ne payerez pas de frais en plus !
Comme cela nécessite un investissement relativement conséquent, beaucoup d’indicateurs sont à prendre en compte pour arriver à un certain rapport qualité/prix.
Etape 5 : L’accompagnement de la part de l’équipe
Dernière étape qui a une grande importance, l’accompagnement de la part de l’équipe. Vous pouvez vous rassurer auprès d’utilisateurs et de votre entourage qui pourraient utiliser ce même outil, que vous serez accompagné tout au long de l’installation de celui-ci et pendant les formations.
En plus d’un accompagnement personnalisé, il est essentiel pour vous de faire part de vos retours et améliorations, et qu’ils soient pris en compte pour les futures améliorations.
Enfin, dernière question que vous pouvez vous poser : Y a-t-il une expérience de la part de l’équipe dans le domaine de la petite enfance ? Etablir une relation de confiance avec vos partenaires est primordiale. Que ce soit avant, pendant et après l’achat d’un logiciel, vous avez besoin d’être suivi et de vous assurer qu’un interlocuteur sera présent en cas de besoin ou de questions spécifiques.
Sur le blog de Meeko, nous recommandons évidemment le logiciel Meeko mais nous vous laissons vous faire votre propre avis en testant l'intégralité des fonctionnalités, gratuitement et sans engagement : www.meeko.pro
